Ce que nous avons mis en place
Préparation comptable et coordination cabinet
Collecte et contrôle des pièces, rapprochements bancaires, préparation des éléments transmis au cabinet.
Les clôtures mensuelles se font sans urgence et sans allers-retours inutiles.
Planification des interventions
Orchestration des agendas, priorisation des entretiens et des urgences, confirmations clients et optimisation des déplacements.
Le planning est maîtrisé, l’équipe bien orientée, les clients bien informés.
Attestations et livrables clients
Préparation et transmission des attestations d’entretien en J ou J+1, avec archivage structuré.
Chaque client reçoit son document dans les délais, sans relance nécessaire.
Certifications et conformité
Suivi des échéances QUALIBAT et QUALIFELEC, centralisation des justificatifs et préparation des dossiers pour les audits.
Les certifications sont maintenues à jour sans gestion de dernière minute.
Contrats d’entretien
Préparation, envoi et suivi des contrats, gestion des renouvellements et anticipation des visites obligatoires.
Aucun contrat ne passe à travers les mailles, aucune échéance n’est manquée.
Les résultats
- Clôtures mensuelles stabilisées, échanges fluidifiés avec le cabinet
- Planning optimisé, confirmations clients systématisées, déplacements rationalisés
- Attestations envoyées en J/J+1 sans exception
- Certifications à jour, audits abordés sereinement
- Contrats d’entretien mieux suivis, renouvellements anticipés
Le dirigeant pilote son activité avec une visibilité claire et peut se concentrer sur le développement commercial et la qualité des interventions.
Ce que ce cas illustre
Les entreprises artisanales et de services à domicile ont des contraintes administratives bien réelles : planning, conformité, comptabilité, suivi client.
Heaven Office structure ce back-office pour que le dirigeant reste sur le terrain, là où il crée vraiment de la valeur.
Un bon technicien mérite un bon administratif.